Nathalie Ducray

Chief Program & Coach Community
9 Avr, 2020,
Temps de lecture : 4 minutes

Comment rester collaboratif à distance ?

Dans le contexte actuel de confinement, l’équipe MoovOne travaille en full remote depuis déjà quatre semaines. Cette situation exceptionnelle nous amène à nous demander : Comment rester collaboratif à distance ? Si nous ne pouvons pas choisir la situation, nous pouvons choisir la perspective : à nous de la rendre positive et productive. 

« On a toujours le choix de la perspective que l’on prend sur la situation », Alain Manoukian, co-fondateur de MoovOne 

Qu’est-ce que collaborer ?

La collaboration désigne l’acte de travailler ou réfléchir ensemble pour atteindre un objectif commun. D’après une étude Ipsos de 2018, reprise dans l’E- Book MoovOne L’intelligence collective : levier de transformation de l’entreprise, le collaboratif a un impact positif sur le partage des connaissances (69 %), la résolution des problèmes (62%) ou encore la créativité (59 %). Pourtant, seuls 28 % des salariés interrogés déclarent travailler en mode collaboratif au quotidien. 

Parmi les participants à notre webinar, 74 % disent travailler en mode collaboratif au quotidien (sondage réalisé sur le chat). 

Comment soutenir vos équipes face à la crise ?

Nous avons puisé dans notre expertise du coaching à distance et avons créé deux nouveaux formats méthodologiques, un accompagnement individuel et un accompagnement collectif, spécialement adaptés à cette situation sans précédent.

Les secrets de la collaboration

Imposer la collaboration est une erreur. La collaboration nécessite de l’empathie, elle relève du savoir-être. Comme toute compétence, la collaboration s’apprend. Apprendre à collaborer, c’est apprendre à écouter et à gérer le feedback, tant pour le recevoir que pour l’émettre soi-même. Un bon collaborateur sait adapter son rôle à la situation, se montrant tour à tour leader et suiveur. En outre, une collaboration réussie passe par une communication efficace. Pour instaurer une relation gagnant-gagnant, la collaboration préfère le « nous » au « je ».

Travail à distance et collaboration

Du manque de temps aux différences culturelles en passant par les luttes de pouvoir, les freins à la collaboration sont nombreux en présentiel. Et encore plus à distance.

Même à distance, la gestion du travail reste dépendante de vraies personnes. Selon la modélisation de Harvard Business Review, on distingue trois types de distances :

– la distance physique (géographie, fuseaux horaires, etc..) ;

– la distance opérationnelle (taille de l’équipe, réseaux, moyens de communication, priorités, etc.) ;

– la distance d’affinité (culture, langue, valeurs, etc.).

Collaboration à distance : impacts et bonnes pratiques

Selon la modélisation de Sylvie Faisandier et Nathalie Ducray, la distance exerce trois impacts sur la collaboration : perception limitée, communication appauvrie et complexité. Quelles sont les bonnes pratiques ?

Perception limitée

À distance, les erreurs d’interprétation et de jugement sont plus fréquentes. Le levier consiste à construire la confiance. Plusieurs bonnes pratiques sont observées :

Favoriser les appels vidéo pour créer une vraie relation et susciter l’empathie. Si le réseau est saturé, coupez la vidéo et utilisez une photo pour conserver un contact visuel.

Clarifier les attentes envers son travail et celui des autres.

Définir le travail attendu de chacun (objectifs, périmètre d’action, ressources, points d’étapes, limites et contraintes, etc.).

S’accorder sur les rôles, les tâches et les processus.

– Enfin, s’aligner sur des règles de bonne conduite. Tenir compte du rythme de chacun évite de créer des attentes irréalisables.

Attention au burn-out de collaboration ! Être collaboratif, ce n’est pas dire « oui » à tout. Il est important de définir des limites, en répondant à des questions simples comme « Que peux-tu faire ? » ou « Comment puis-je t’accompagner ? » – encore une fois, la clarté est le maître-mot.

Contre le risque de l’hyper contrôle, il convient de faire le pari de la confiance a priori.

« Le meilleur moyen de savoir si on peut faire confiance à quelqu’un, c’est de lui faire confiance », Ernest Hemingway

Par ailleurs il est utile de garder en mémoire l’équation de la confiance : confiance = crédibilité x fiabilité x intimité / agenda personnel (source “the Trusted advisor”) et d’ajuster ses variables à la distance.

Communication appauvrie

À distance, les données se transfèrent plus facilement que les émotions. Pour ne pas créer d’échanges difficiles et asynchrones, le levier réside dans la culture d’une communication efficace.

Voici quelques bonnes pratiques :

– Miser sur une communication de qualité. Les discussions toxiques n’ont pas leur place dans un modèle de collaboration à distance. Attention à la brièveté, parfois ennemie de la clarté. Assurez-vous que votre interlocuteur ait compris votre message et effectuez un compte-rendu de vos échanges, en synthétisant pour ne pas tomber dans le harcèlement digital.

– Établir des stratégies et des normes d’usage. Utilisez l’outil de collaboration (Slack, Trello, Klaxoon…) adapté à la situation. Définissez des règles d’utilisation simples. Par exemple, n’encouragez pas le multitaskinget évitez de couper votre micro si vous êtes dans un environnement calme, pour plus de spontanéité.

– Encadrer la structure et les process, en organisant des réunions déléguées ou en faisant appel à un facilitateur externe.

Et si la technologie lâche ? Soyez créatif ! Basculez sur la 4G ou accordez-vous une pause.

Complexité

La multiplicité des référentiels et des influences explique cette complexité. Votre levier se trouve dans le développement de la cohésion. La notion d’esprit d’équipe est cruciale, une équipe étant un groupe de personnes interdépendantes qui ont un objectif et/ou une identité commune. Du côté des bonnes pratiques :

Créer une alliance en répondant à « Comment être ensemble ? », « Quelle culture de collaboration créer » et « Comment veut-on être ensemble quand les choses deviennent difficiles ? » (avant qu’elles ne le deviennent).

– Organiser des rituels de team-building (sport, apéritif, etc.).

– Rappeler le sens du « nous ».

« La distance rend toute chose infiniment plus précieuse », Arthur C. Clarke

En mandarin, le mot crise, 危机 (wéijī), est composé des idéogrammes pour danger (,wéi) et opportunité (, jī). Une belle illustration de cette situation de crise exceptionnelle que nous vivons aujourd’hui et qui nous donne l’occasion de développer de nouvelles compétences pour mieux créer demain !

Pour aller plus loin :